KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA ve İMHA POLİTİKASI
1. GİRİŞ
Kişisel verilerin korunması, RULMAN TİCARET İNŞ. SAN. LTD. ŞTİ. (ŞİRKET ” veya RULMAN TİCARET olarak adlandırılacaktır.) için büyük önem arz etmekte olup, bu konuda azami hassasiyet gösterilmektedir. Bu doğrultuda, kişisel verilerin kişilerin beklentileri ile tutarlı bir şekilde ve yasalara uygun olarak işlenmesi, “RULMAN TİCARET” in temel yapı taşlarından biridir.
Bu bakımdan “RULMAN TİCARET” , faaliyetleri sırasında elde etmiş olduğu kişisel verileri başta Anayasa olmak üzere 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”), Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) ve diğer ilgili mevzuata uygun şekilde hazırlanan işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda (“Politika”) belirtilen genel prensipler ve düzenlemelere uygun şekilde saklamakta ve imha etmektedir.
2.AMAÇ VE KAPSAM
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” ya da “Kanun”) ve Kanun’un ikincil düzenlemesini teşkil eden 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) uyarınca yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve veri sahiplerini kişisel verilerinizin işlendikleri amaç için gerekli olan azami saklama süresinin belirlenmesi esasları ile silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkında bilgilendirmek amacıyla veri sorumlusu sıfatıyla “RULMAN TİCARET” tarafından hazırlanmıştır.
“RULMAN TİCARET” ; Stratejik Planda belirlenen amaç, kapsam ve temel ilkeler doğrultusunda; “RULMAN TİCARET” çalışanlarına, müşterilere, potansiyel müşterilere, ziyaretçilere diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.
Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, “RULMAN TİCARET” tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.
3. TANIMLAR
|
Aktarım Grubu
|
Kişisel verinin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini ifade etmektedir.
|
|
Kanun
|
24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nu ifade etmektedir.
|
|
Açık Rıza
|
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
|
|
Anonim Hale Getirme
|
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi
|
|
Elektronik Ortam
|
Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar
|
|
Elektronik Olmayan Ortam
|
Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar
|
|
Hizmet Sağlayıcı
|
Kişisel Verileri Koruma Kurulu ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi
|
|
İlgili Kişi
|
“RULMAN TİCARET” tarafından kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade etmektedir.
|
|
İlgili Kullanıcı
|
Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler
|
|
Son Kullanıcı
|
İlgili Kullanıcı tarafından işlenmiş kişisel verinin güvenlik kontrollerinin (erişim, depolama, transfer, kopyalama&dağıtma, imha) uygulanmasından, sınıflandırılmış olan kişisel veri için güvenlik kontrollerinin uygulanmasına yardımcı olmakla, kişisel verinin imhası sürecinde teknik işleyişi sağlamakla sorumlu olan kişiler
|
|
İmha
|
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi
|
|
Kayıt
Ortamı
|
Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam
|
|
Kişisel Veri
|
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade etmektedir
|
|
Özel Nitelikli Kişisel Veri
|
Irk/Etnik köken, Dini/Felsefi inançlar, sağlık ve cinsel hayat, ceza geçmişi, biyometrik bilgiler, kılık kıyafet bilgileri
|
|
RULMAN TİCARET
Veri Envanteri
|
“RULMAN TİCARET” tarafından iş süreçleri dikkate alınarak, ŞİRKET in işleyişi ve ticaretinin yapılması için gerekli olarak işlenen verilerin, kişisel veri işleme faaliyetlerinin amacının, veri kategorilerinin, veri aktarımlarının ve buna ilişkin yerli veya yabancı alıcı grupların bulunduğu ve bu verilerin “RULMAN TİCARET” in işleyişi ile bağlantılı olarak ne kadar süre ile saklandığının ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirlerin detaylandırıldığı belirlendiği envanterdir.
|
|
Kişisel Verilerin İşlenmesi
|
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem
|
|
Periyodik İmha
|
Hazırlanan “RULMAN TİCARET” Veri Envanteri kapsamında “RULMAN TİCARET” in işleme şartlarının ortadan kalkması halinde tekrar eden aralıklarla yapılan silme işlemlerinin tümüdür.
|
|
Yönetmelik
|
Kişisel Verilerin Korunması Kurumu tarafından çıkarılıp 28.10.2017 tarihinde Resmi Gazete’de yayınlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Korunmasıve İmha Edilmesi Hakkında Yönetmelik'i ifade etmektedir.
|
|
VERBİS
|
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi
|
|
Veri Sorumlusu
|
“RULMAN TİCARET”in kişisel veri işleme politikası çerçevesinde İlgili Kullanıcı tarafından işlenen, Son Kullanıcı tarafından teknik yönetimi yapılan kişisel verinin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen veri kayıt sistemlerinin kurulması ve yönetiminden sorumlu olan kişidir.
|
4. İLKELER
RULMAN TİCARET tarafından kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıda yer alan ilkeler çerçevesinde hareket edilmektedir:
1. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesinde ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve işbu Politikaya tamamen uygun hareket edilmektedir.
2. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler “RULMAN TİCARET” tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 yıl süreyle saklanmaktadır.
3. Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı tarafımızca seçilmektedir. Ancak, İlgili Kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecektir.
4. Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler “RULMAN TİCARET” tarafından re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu hususta İlgili Kişi tarafından “RULMAN TİCARET”e başvurulması halinde;
- İletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılmakta ve ilgili kişiye bilgi verilmektedir.
- Talebe konu verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilmektedir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR
“RULMAN TİCARET” nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayıt ortamında tutulur.
Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir. “RULMAN TİCARET” her halde veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve kişisel verileri Kanun’a, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak işlemek ve korumaktadır.
a) Matbu ortamlar :Verilerin kağıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu ortamlar ile Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri) ü Yazılı, basılı, görsel ortamlar
b) Yerel dijital ortamlar : “RULMAN TİCARET” bünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler gibi sair dijital ortamlar, Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.) ü Yazılımlar (ofis yazılımları, portal, EBYS, VERBİS.) ü Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. ) ü Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü) ü Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.) ü Optik diskler (CD, DVD vb.) ü Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.) ,Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
c) Bulut ortamlar : “RULMAN TİCARET”in kullanımında olan, kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır.
6. ORTAMLARIN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASINA YÖNELİK TEDBİRLER
“RULMAN TİCARET” , kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.
6.1.TEKNİK TEDBİRLER: TEKNİK TEDBİRLER:“ŞİRKET ” tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda belirtilmiştir:
- “RULMAN TİCARET” tarafından dosya paylaşımı yapılmamaktadır.
- “RULMAN TİCARET” bünyesinde bir adet sunucu bulunmakta, kişisel veriler sunucuda sanallaştırma yapılmamaktadır.
- “RULMAN TİCARET” bünyesinde sunucu sistemi veya Kişisel veri içeren BT cihazları ( MİKROTİK FIREWALL) ile ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmakta ve fiziki şartları dış risklere karşı korumalı durumda bulunmaktadır.
- “RULMAN TİCARET” çalışanlar şahsi cihazları ile sisteme erişim sağlayamamaktadır.
- “RULMAN TİCARET” çalışanları için yetki matrisi uygulanmaktadır. Hangi Çalışan, hangi bilgilere ulaşabileceği, hangi bilgi üzerinde yetkili olduğu “RULMAN TİCARET” tarafından belirlenmiştir.
- “RULMAN TİCARET”’te kişisel veriler yedeklenmektedir.
- “RULMAN TİCARET” bünyesinde kullanılan yazılımlar güncel ve lisanslıdır. Logosoft firması tarafından yılda iki kez denetlenmektedir.
- “RULMAN TİCARET” BT’de bulundurduğu sunucuyu yalnızca mail akışı için kullanmaktadır. BT’de kişisel veri saklanmamaktadır.
- “RULMAN TİCARET”’te Anti Virüs Yazılımı ve sand box yazılımı / donanımı bulunmaktadır.
- “RULMAN TİCARET”’te Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamında Departman bulunmaktadır. Dışardan hizmet alınmamaktadır.
- “RULMAN TİCARET”’te Erişim logları tutulmamaktadır. Güvenlik duvarı kurulu bulunmaktadır.
- “RULMAN TİCARET”’te harici kullanıcı / misafir vb sisteme giriş yaptığı zaman bilgi kaynağına erişim sağlayamamaktadır. Klasik terminal server bulunmaktadır.
- “RULMAN TİCARET”’te log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde saklanmaktadır.
- “RULMAN TİCARET”’te kişisel verilerin bulunduğu sisteme L2TP protokolü ile VPN erişimi yapılabilmektedir.
- “RULMAN TİCARET” web sitesinde kişisel veri bulunmamaktadır.
6.2. İDARİ TEDBİRLER: “RULMAN TİCARET” tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda belirtilmiştir:
- “RULMAN TİCARET” çalışanları, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.
- “RULMAN TİCARET” in yürütmekte olduğu tüm kişisel veri işleme faaliyetleri; detaylı olarak tüm iş birimlerinin analiz edilmesi suretiyle oluşturulmuş kişisel veri envanteri ve eklerine uygun olarak yürütülmektedir.
- “RULMAN TİCARET” bünyesindeki ilgili bölümlerin yürütmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin KVKK’nın aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygunluğunun sağlanması için yerine getirilecek olan yükümlülükler, “RULMAN TİCARET” tarafından yazılı politika ve prosedürlere bağlanmış olup her bir iş birimi bu konu ile ilgili bilgilendirilmiş ve yürütmekte olduğu faaliyet özelinde dikkat edilmesi gereken hususlar belirlenmiştir. Ayrıca özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
- “RULMAN TİCARET” bünyesindeki bölümlerin kişisel veri güvenliği ile ilgili denetim ve yönetimi, Kişisel Verilerin Korunması Komitesi tarafından organize edilmektedir. İş birimi bazında belirlenen hukuksal gerekliliklerin sağlanması için farkındalık yaratılmakta, bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler ŞİRKET içi politika, prosedürler ve eğitimler yoluyla hayata geçirilmektedir. Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
- “RULMAN TİCARET” ile çalışanlar arasındaki hizmet sözleşmeleri ve ilgili belgelere, kişisel veriler ile ilgili bilgilendirme ve veri güvenliğini içerir kayıtlar konulmakta ve ek protokoller yapılmaktadır. Bu konuda çalışanlar için gerekli farkındalığı yaratmaya yönelik çalışmalar yapılmıştır. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
- “RULMAN TİCARET” tarafından kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmakta ve kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
- “RULMAN TİCARET” Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmakta ve kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmakta, kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
- “RULMAN TİCARET” tarafından işlenmekte olan kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
- “RULMAN TİCARET” tarafından gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
- “RULMAN TİCARET” tarafından kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmakta, kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
6.3.”ŞİRKET ” İçi Denetim
“RULMAN TİCARET” , Kanun’un 12’nci maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası hükümlerinin uygulanmasına ilişkin ŞİRKET içi denetimler yapmaktadır. ŞİRKET içi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasına ilişkin eksiklik ya da kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar derhal giderilir. Denetim sırasında ya da sair bir şekilde “ŞİRKET ” sorumluluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması hâlinde, “ŞİRKET ” bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir.
7. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI
7.1. Saklama ve İmha Nedenleri
7.1.1. Saklama Nedenleri ve Hukuki Sebepleri
“RULMAN TİCARET” bünyesinde tutulan kişisel veriler Kanun ve Kişisel Veriler Politikamız uyarınca, burada belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.
“RULMAN TİCARET” faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
- 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,
- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
- 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
- 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu,
- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
- 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
- 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
- 4857 sayılı İş Kanunu,
- 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu,
- 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu
- İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
- Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.
7.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
“RULMAN TİCARET”, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.
- “ŞİRKET ” içi iletişimi sağlamak.
- “ŞİRKET ” güvenliğini sağlamak,
- İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek.
- VERBİS kapsamında, çalışanlar, veri sorumluları, irtibat kişileri, veri sorumlusu temsilcileri ve veri işleyenlerin tercih ve ihtiyaçlarını tespit etmek, verilen hizmetleri buna göre düzenlemek ve gerekmesi halinde güncellemek.
- Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
- “ŞİRKET ” ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak.
- Yasal raporlamalar yapmak.
- İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek
- İstatistiksel çalışmalar yapabilmek.
7.2. İmha Nedenleri
“RULMAN TİCARET” bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen işbu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenler aşağıdaki gibidir.
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
8. İMHA YÖNTEMLERİ
“ RULMAN TİCARET” , Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.
8.1. Silme Yöntemleri
|
Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri
|
|
Karartma
|
Matbu ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek
ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır.
|
|
Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri
|
|
Yazılımdan güvenli olarak silme
|
Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.
|
8.2. Yok Etme Yöntemleri
|
Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
|
|
Fiziksel yok etme
|
Matbu ortamda fiziksel olarak tutulan formlar, dosyalar, kâğıtlar kâğıt öğütücü yöntemi/yakılarak tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilmektedir.
|
|
Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
|
|
Fiziksel yok etme
|
Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.
|
|
De-manyetize etme (degauss)
|
Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir.
|
|
Üzerine yazma
|
Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir.
|
|
Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
|
|
Yazılımdan güvenli olarak silme
|
Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.
|
8.3. Anonimleştirme Yöntemleri
Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.
|
Değişkenleri çıkarma
|
İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da bir kaçının çıkarılmasıdır. Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir.
|
|
Bölgesel gizleme
|
Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir.
|
|
Genelleştirme
|
Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir.
|
|
Alt ve üst sınır kodlama / Global kodlama
|
Belli bir değişken için o değişkene ait aralıklar tanımlanarak kategorilendirilir. Değişken sayısal bir değer içermiyorsa bu halde değişken içindeki birbirine yakın veriler kategorilendirilir. Aynı kategori içinde kalan değerler birleştirilir.
|
|
Mikro birleştirilme
|
Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Bu sayede veri içerisinde bulunan dolaylı tanımlayıcılar bozulmuş olacağından, verinin ilgili kişiyle ilişkilendirilmesi zorlaştırılır.
|
|
Veri karma ve bozma
|
Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır.
|
9. SAKLAMA ve PERİYODİK İMHA SÜRELERİ
|
Kişisel Veri Kaynağı
|
Süre
|
Yasal Dayanak
|
|
Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin tüm Kayıtlar
|
10 Yıl
|
6102 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun
|
|
Müşterilere İlişkin Kişisel Veriler
|
6563 Sayılı Kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde ise 3 yıl , Hukuki ilişki son erdikten sonra 10 Yıl.
|
6563 Sayılı Kanun, 6102 Sayılı Kanun,
6098 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun,
6502 Sayılı Kanun
|
|
Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler
|
Hukuki ilişki sona erdikten sonra 10 Yıl
|
6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun ve
213 Sayılı Kanun
|
|
Kişisel Verileri Koruma Kurulu İşlemleri
|
10 Yıl
|
KVKK Tarafından Yayınlanan Kişisel
Verileri Koruma Kurumu Kişisel Veri
Saklama Ve İmha Politikası
|
|
Sözleşmeler
|
Sözleşmenin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
|
KVKK Tarafından Yayınlanan Kişisel
Verileri Koruma Kurumu Kişisel Veri
Saklama Ve İmha Politikası
|
|
İnsan Kaynakları Süreçleri
|
Faaliyetin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl
|
KVKK Tarafından Yayınlanan Kişisel
Verileri Koruma Kurumu Kişisel Veri
Saklama Ve İmha Politikası
|
|
Donanım ve Yazılıma Erişim Süreçleri
|
2 Yıl
|
KVKK Tarafından Yayınlanan Kişisel
Verileri Koruma Kurumu Kişisel Veri
Saklama Ve İmha Politikası
|
|
Ziyaretçi ve Toplantı Kullanıcıların Kaydı
|
Etkinliğin Sona ermesinden İtibaren 2 Yıl
|
KVKK Tarafından Yayınlanan Kişisel
Verileri Koruma Kurumu Kişisel Veri
Saklama Ve İmha Politikası
|
|
İş Kanunu Kapsamında Saklanan Veriler (Örn. Kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, kötüniyet tazminatı, eşit davranma ilkesine aykırılık tazminatına konu olabilecek bilgiler, bordro kayıtları, yıllık izin gün sayısı vb.)
|
İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 5 Yıl
|
4857 Sayılı İş Kanunu ve İlgili Mevzuat
|
|
İş Kanunu Kapsamında Saklanan Özlük Dosyasına İlişkin Veriler
|
İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
|
4857 Sayılı İş Kanunu ve İlgili Mevzuat /
6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu
|
|
İş Sağlığı ve Güvenliği Mevzuatı Kapsamında Toplanan Veriler (Örn: İşe giriş sağlık testleri, sağlık raporları, İSG Eğitimleri, İş Sağlığı ve Güvenliği faaliyetlerine ilişkin kayıtlar vb.)
|
İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 15 Yıl
|
6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği
Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği
Hizmetleri Yönetmeliği
|
|
SGK Mevzuatı kapsamında tutulan veriler (Örn: İşe giriş bildirgeleri, pirim/hizmet belgeleri vb.)
|
İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
|
5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel
Sağlık Sigortası Kanunu ve İlgili Mevzuat
|
|
İş Kanunu Uyarınca: Çalışan ile ilgili Mahkeme/icra bilgi taleplerinin cevaplanması
|
İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
|
4857 Sayılı İş Kanunu ve İlgili Mevzuat
|
|
Çalışan Erişim Kısıtlamaları
|
İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
|
4857 Sayılı İş Kanunu ve İlgili Mevzuat
|
|
ŞİRKET Ortakları ve Yönetim Kurulu Üyelerine ait Bilgiler (Örn: Huzur hakkı ve Kar payı ödemeleri vb.)
|
10 Yıl
|
6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu
|
|
ŞİRKET Ortakları ve Yönetim Kurulu Üyelerine ait Bilgiler (Pay defterinde yer alan kişisel veriler)
|
Pay Defterinin Saklanma Zorunluluğu Sebebiyle Süresiz
|
6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu
|
|
Burs ödemesi / Çalışan Avans Ödemesi
|
10 Yıl
|
6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu
|
|
İş Başvurusu/Staj Başvurusu/ Başvuru Kabul Edilmediği Takdirde Aday Başvurularına İlişkin Veriler (Örn: CV, Özgeçmiş, Cover
|
1 Yıl
|
Sektörel teamüller geçerli.
|
|
Çalışanlara Yönelik Kurumsal İletişim Faaliyetleri Uyarınca İşlenen Veriler (Örn: Katılımcı Listesi vb.)
|
İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl
|
Sektörel Teamül
|
|
Çalışan Memnuniyet Anketlerine İlişkin Veriler
|
Anketin doldurulduğu yılın sona ermesine müteakiben 1 Yıl
|
Sektörel Teamül
|
|
ŞİRKET Faaliyetleri Uyarınca, Saklanması Gereken Ticari Defterler, Ticari Defterlerde Yer Alan Kayıtlara Dayanarak Oluşturulan Belgeler, Finansal Tablolar vb. İşlenen Kişisel Veriler
|
10 Yıl
|
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
|
|
Genel Kurul İşlemleri Uyarınca İşlenen Veriler
|
10 Yıl
|
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
|
|
ŞİRKET in Taraf Olduğu Sözleşmelerin Kurulması ve İçeriğine İlişkin Kişisel Veriler
|
10 Yıl
|
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
|
|
Sözleşmeden Kaynaklı İlişkilerde İşlenen Kişisel Veriler (Örn: ŞİRKET Yetkilisi, Ad Soyad, imza sirküleri vb.)
|
Sözleşmenin Sona Ermesine Müteakip 10 Yıl
|
6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu
|
|
Vergisel Kayıtlara İlişkin Kişisel Veriler
|
5 Yıl
|
213 Sayılı Vergi Usul Kanunu
|
|
Fatura/Gider Pusulası/Makbuz gibi Vergi Usul Kanunu Uyarınca Tutulması gereken Belgelerle işlenen Kişisel Veriler
|
5 Yıl
|
213 Sayılı Vergi Usul Kanunu
|
|
Ziyaretçilerin Kişisel Verileri
|
2 Yıl
|
5651 Sayılı Kanun (ŞİRKET in Wi-Fi Ağına
Erişim Sağlayan Ziyaretçiler İçin)
|
|
CCTV Kameraları Uyarınca Güvenlik Amaçlı Olarak İşlenen Kişisel Veriler (Kamera Kayıtları)
|
15 GÜN
|
Sektörel Teamül
|
|
Görsel ve İşitsel Kayıtlar
|
2 AY
|
Sektörel Teamül
|
|
6502 Sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun Gereğince Satış Sonrası Hizmet Verilmesinin Zorunlu Olması Sebebiyle İşlenen Kişisel Veriler (Örn: Ürün kurulum tarihi, müşteri iletişim bilgileri)
Müşteri İşlem Bilgileri (Müşterilerin Talep/Şikayet/önerilerine İlişkin Çağrı Kayıtları vb.)
Müşteri İşlem Bilgileri (Müşterilerin Talep/Şikayet/önerilerine İlişkin Çağrı Kayıtları vb.)
|
15 Yıl
10 Yıl
10 Yıl
|
6502 Sayılı Tüketicinin Korunması
Hakkında Kanun, 13.06.2014 Tarih ve
29029 Sayılı Resmi Gazetede Yayınlanan
Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği
6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu
6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu
|
|
Potansiyel Müşterilere İlişkin Veriler (Örn: cookies, çerezler, linkedin üzerinden profillemeye ilişkin veriler)
|
13 Ay
|
Avrupa Birliği / Sektörel Teamül
Uygulaması
|
|
Ölmüş Bir Kişinin Kişisel Verileri
|
En Az 20 Yıl
|
21.06.2018 Tarih ve 30808 Sayılı Resmi
Gazetede yayınlan Kişisel Sağlık verileri
Hakkında Yönetmelik
|
Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.
10. İMHA SÜRELERİ
“RULMAN TİCARET”, Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden “RULMAN TİCARET”e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; “RULMAN TİCARET” talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. “RULMAN TİCARET” in talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. “RULMAN TİCARET”, her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.
- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep “RULMAN TİCARET” tarafından Kanunun 13’ncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.
11. PERİYODİK İMHA
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; “RULMAN TİCARET” işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Periyodik imha süreçleri ilk kez ………………..tarihinde başlar ve her 6 (altı) ayda bir tekrar eder.
12. İMHA İŞLEMİNİN HUKUKA UYGUNLUĞUNUN DENETİMİ
“RULMAN TİCARET” , gerek talep üzerine gerekse periyodik imha süreçlerinde re’sen gerçekleştirdiği imha işlemlerini Kanuna, sair mevzuata, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak yapar.
“RULMAN TİCARET” , imha işlemlerinin bu düzenlemelere uygun olarak yapıldığını temin etmek amacıyla bir takım idari ve teknik tedbirler almaktadır.
12.1.Teknik Tedbirler
- “RULMAN TİCARET” , işbu politikada yer alan her bir imha yöntemine uygun teknik araç ve ekipman bulundurur.
- “RULMAN TİCARET” , imha işlemlerinin yapıldığı yerin güvenliğini sağlar.
- “RULMAN TİCARET” , imha işlemini yapan kişilerin erişim kayıtlarını tutar.
- “RULMAN TİCARET” , imha işlemini yapacak yetkin ve tecrübeli elemanlar istihdam eder ya da gerektiğinde yetkin üçüncü kişilerden hizmet alır.
12.3. İdari Tedbirler
- “RULMAN TİCARET” , imha işlemini yapacak çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapar.
- “RULMAN TİCARET” bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği, kişisel verilerin korunması ve güvenli imha teknikleri alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alır.
- “RULMAN TİCARET” teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle imha işlemini üçüncü kişilere yaptırdığı durumlarda ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalar, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özeni gösterir.
- “RULMAN TİCARET” imha işlemlerinin hukuka ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen şart ve yükümlülüklere uygun olarak yapılıp yapılmadığını düzenli
- “RULMAN TİCARET” kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemleri kayıt altına alır ve söz konusu kayıtları, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklar.
13. KİŞİSEL VERİ KOMİTESİ
“RULMAN TİCARET” bünyesinde bir Kişisel Veri Komitesi kurar. Kişisel Veri Komitesi, ilgili kişilerin verilerinin hukuka, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmak/yaptırmak ve süreçleri denetlemekle yetkili ve görevlidir.
Kişisel Veri Komitesi bir yönetici, bir idari uzman ve bir teknik uzman olmak üzere üç kişiden oluşur. Kişisel Veri Komitesinde görevli “RULMAN TİCARET” çalışanlarının unvanları ve görev tanımları aşağıda belirtilmiştir:
|
Unvan
|
Görev Tanımı
|
Kimlik bilgisi
|
|
Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi
|
Kanuna uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yönlendirmek; Kanun, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerce gelen talepleri karara bağlamakla yükümlüdür.
|
|
|
KVK Uzmanı(Teknik ve İdari)
|
İlgili kişilerin taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmek üzere Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi tarafından değerlendirilen ve karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisinin kararı uyarınca yerine getirilmesinden; saklama ve imha süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur.
|
Teknik Personel
|
|
|
|
İdari Personel
|
|
|
14. GÜNCELLEME VE UYUM
“RULMAN TİCARET” Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, ŞİRKET kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasında ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar. İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır.
RULMAN TİCARET İNŞ. SAN. LTD. ŞTİ.
Mersis no:0735003286300018
Adres:Saray Mah. Alemdağ Cd. Gümrükçüler San. Sit. B Blok No:28-29 Ümraniye/İST.
TEL: +90 216 632 30 00
Kep adresi:rulmanticaret@hs01.kep.tr
E-posta adresi:info@rulmanticaret.com.tr
Web adresi:www.rulmanticaret.com.tr
MANŞONLAR